Prohlášení o ochraně soukromí

ÚVOD

Toto prohlášení o ochraně soukromí („Prohlášení“) se vztahuje ke zpracování osobních údajů ze strany společnosti Vlastníci nemovitosti s.r.o., (dále jen „my“ nebo „Společnost“), v souvislosti s provozováním internetového serveru vlastnici.cz, dostupného na internetové adrese https://www.vlastnici.cz (dále jen „Vlastníci“ nebo „Webové stránky“), zejména při využívání Webových stránek a uzavírání a plnění smluv prostřednictvím našeho serveru Vlastníci.

Cílem předkládaného dokumentu je v souladu s nařízením Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „GDPR“), podrobně informovat o tom, jak Společnost zpracovává osobní údaje.

Informace obsažené v tomto dokumentu se použijí zejména na uživatele serveru Vlastníci, fyzické osoby, poskytující nám své osobní údaje a v přiměřeném rozsahu též na uživatele potenciální či budoucí, jakož i na uživatele bývalé. Vedle toho se mohou informace zde obsažené uplatnit též na zpracování osobních údajů dalších osob, například osob, jejichž osobní údaje nám budou při využívání našich služeb poskytnuty nebo pokud jejich zpracování bude souviset (bude nezbytné) se vztahem mezi naší Společností a uživatelem.

TOTOŽNOST A KONTAKTNÍ ÚDAJE SPRÁVCE

Správcem osobních údajů je Společnost, tj. Vlastníci nemovitosti s.r.o., se sídlem Krakovská 583/9, Nové Město, 110 00 Praha 1, IČO: 24439754, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 441162.

Jakožto správce určujeme účely a prostředky zpracování osobních údajů, jak je popsáno v tomto dokumentu. Osobní údaje zpracováváme buď přímo nebo prostřednictvím svých subdodavatelů jednotlivých služeb, přičemž však ve všech případech odpovídáme subjektům údajů jako by osobní údaje zpracovávali sami. Nejmenovali jsme pověřence pro ochranu osobních údajů.

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním osobních údajů nebo výkonem Vašich práv podle GDPR se můžete obracet na kontaktní e-mailovou adresu info@vlastnici.cz.

Upozorňujeme, že u některých doplňkových služeb může být Společnost v postavení zpracovatele nebo pouze zprostředkovatele kontaktu (např. předání poptávky partnerovi); v takovém případě je správcem příslušný poskytovatel doplňkových služeb či jiná třetí osoba. O tom Vás informujeme před objednáním služby.

ZDROJE A ROZSAH ZPRACOVÁVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje získáváme (můžeme získávat) zejména

od Vás na základě Vaší žádosti a v rámci využívání našich služeb, v případě kontaktu prostřednictvím Webových stránek, nebo při osobní, telefonické, e-mailové a písemné komunikaci;

od třetích osob oprávněných s Vašimi osobními údaji nakládat a předat nám je při splnění stanovených podmínek;

z veřejně dostupných zdrojů, zejména z internetu, pokud údaje sami zveřejníte; z veřejných rejstříků, zejména z obchodního rejstříku, nebo insolvenčního rejstříku, případně též z dlužnických registrů;

z vlastní činnosti při hodnocení údajů, které nám poskytujete.

Společnost zpracovává osobní údaje v rozsahu nezbytném pro naplnění účelů uvedených dále v tomto Prohlášení. Zpracovávány jsou zejména následující kategorie údajů:

Identifikační a kontaktní údaje: zejména jméno, příjmení (případně rodné příjmení), datum a místo narození, adresa trvalého pobytu či jiná kontaktní adresa, telefonní číslo a e-mailová adresa. V případech, kdy je to nezbytné pro plnění zákonných povinností, jednoznačnou identifikaci při uzavírání smluv či lustraci v registrech, můžeme zpracovávat též rodné číslo a číslo průkazu totožnosti (OP či pasu).

Údaje o nemovitosti a nabídce: informace o Vámi vlastněné, nabízené či poptávané nemovitosti, zejména údaje o vlastnickém právu (list vlastnictví), dispozici, lokalitě, ceně (nájemném či kupní ceně), stavu nemovitosti a související fotodokumentace či video-prohlídky.

Údaje o bonitě a důvěryhodnosti: údaje nezbytné pro posouzení schopnosti plnit smluvní závazky (zejména u nájemních vztahů), včetně informací získaných z veřejných rejstříků (např. insolvenční rejstřík, centrální evidence exekucí) a údaje o případných dluzích či exekucích, pokud je tato služba (prověření rizikovosti) součástí sjednaného plnění.

Profilové údaje a údaje o preferencích: jedná se o údaje, které dobrovolně uvedete ve svém uživatelském profilu za účelem zvýšení důvěryhodnosti pro ostatní uživatele nebo filtrování nabídek. Mezi tyto údaje patří zejména Vaše podoba (profilová fotografie), údaje o rodinném stavu, státním občanství, vzdělání, zaměstnání, počtu členů domácnosti či chovaných zvířatech.

Údaje pro finanční styk a plnění zákonných povinností: zejména číslo bankovního účtu, údaje o daňovém rezidentství a fakturační údaje nezbytné pro vystavení daňových dokladů a vedení účetnictví.

Údaje o vzájemném vztahu a komunikaci: informace o využívaných službách, historie objednávek a plateb, údaje o uzavřených smlouvách zprostředkovaných naším serverem, a dále záznamy z e-mailové, písemné či telefonické komunikace s naší Společností (včetně případných hlasových záznamů hovorů se zákaznickou linkou).

Technické údaje: IP adresa, logy o přístupu a aktivitě na Webových stránkách, identifikátory zařízení a cookies, které nám pomáhají zajišťovat bezpečnost služeb a analyzovat návštěvnost.

Údaje z komunikace mezi uživateli na portálu: obsah zpráv a příloh odeslaných prostřednictvím komunikačních nástrojů na Webových stránkách, metadata komunikace, a případné výsledky automatizované detekce spamu, podvodného jednání nebo jiného zneužití služby.

Údaje související s moderací obsahu a hlášeními: údaje o obsahu, který byl nahlášen nebo moderován, údaje o oznamovateli (pokud je poskytne), údaje o provedených opatřeních (např. omezení přístupu k obsahu, pozastavení účtu) a související komunikace a stížnosti.

Pokud nám v rámci využívání služeb (např. při generování nájemních smluv online nebo při vytváření inzerátu se spoluvlastníky) poskytujete osobní údaje třetích osob, prohlašujete, že jste k takovému nakládání s osobními údaji oprávněni (např. máte jejich souhlas nebo jiný právní základ) a že jste tyto osoby informovali o tomto Prohlášení. Za správnost a legalitu takto poskytnutých údajů nesete plnou odpovědnost.

ÚČELY ZPRACOVÁNÍ A JEJICH PRÁVNÍ ZÁKLAD

Osobní údaje zpracováváme pouze pro odůvodněné účely a v rozsahu nezbytném pro jejich naplnění. Ke každému zpracování nám svědčí příslušný právní základ dle GDPR.

Poskytování služeb portálu Vlastníci.cz a plnění smluv

Údaje, které nám poskytujete (registrace, vložení inzerátu, reakce na nabídku), používáme primárně pro účely uzavření a plnění smlouvy o poskytování našich služeb. To zahrnuje vedení uživatelského účtu, zveřejnění inzerce, zprostředkování kontaktu mezi zájemcem a vlastníkem, zasílání zpráv, které jsou nezbytné pro provoz portálu, a zajištění doplňkových služeb (např. generování nájemních smluv). Poskytnutí těchto údajů je smluvním požadavkem; jejich neposkytnutí může vést k nemožnosti službu dodat.

Právním základem je nezbytnost zpracování pro splnění smlouvy ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

Plnění zákonných povinností

Vaše údaje musíme zpracovávat a uchovávat také pro splnění povinností, které nám ukládají právní předpisy. Jedná se zejména o povinnosti na úseku vedení účetnictví, daní (uchování daňových dokladů) a případně povinnosti související s opatřeními proti legalizaci výnosů z trestné činnosti (pokud by se na konkrétní službu vztahoval zákon č. 253/2008 Sb., AML zákon) nebo povinnosti dle nařízení (EU) 2022/2065 o digitálních službách. Rozsah zpracovávaných údajů vyplývá (přímo či nepřímo) z příslušných právních předpisů.

Právním základem je nezbytnost pro splnění právní povinnosti ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

Ochrana oprávněných zájmů Společnosti a třetích osob

Osobní údaje zpracováváme i bez Vašeho souhlasu v případech, kdy je to nezbytné pro ochranu našich oprávněných zájmů nebo zájmů třetích osob. Jedná se zejména o:

Bezpečnost a prevence podvodů: monitorování aktivity na serveru, ověřování identity uživatelů (např. validace telefonního čísla), prevence kybernetických útoků a zneužívání služby.

Prověřování důvěryhodnosti: v případě zájmu o uzavření nájemní smlouvy může docházet k základnímu prověření v dlužnických registrech (např. insolvenční rejstřík), což je v zájmu ochrany majetku pronajímatelů.

Obhajoba právních nároků: uchovávání důkazů pro případné spory a vymáhání pohledávek.

Přímý marketing (stávající zákazníci): zasílání obchodních sdělení týkajících se našich vlastních služeb (tzv. customer care a nabídka souvisejících realitních služeb) uživatelům, kteří se zaregistrovali nebo využili naše služby. Pokud nejste naším zákazníkem, nebo pokud jde o nabídky našich partnerů, zasíláme Vám tato sdělení výhradně na základě Vašeho předchozího souhlasu ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.

Personalizace a párování nabídek: automatizované zpracování Vašich preferencí a aktivity na Webových stránkách za účelem zobrazování relevantních inzerátů a řazení nabídek, které nejlépe odpovídají Vaší poptávce. Cílem je zrychlení nalezení vhodné nemovitosti či zájemce, což považujeme za oboustranný oprávněný zájem. Při řazení a doporučování můžeme zohlednit zejména Vámi zvolené filtry, lokalitu, typ nemovitosti, cenu, datum vložení/aktualizace, úplnost vyplnění inzerátu, a případné placené zvýraznění či „topování“.

Vývoj a analytika: analýza využívání Webových stránek pro zlepšování jejich funkčnosti.

Moderace, ochrana komunikace a dodržování pravidel: prevence spamu a zneužívání služeb, automatizované vyhodnocování rizikové komunikace mezi uživateli, moderace a kontrola dodržování pravidel portálu; vyhodnocené rizikové nebo porušující zprávy nemusí být doručeny.

Právním základem je oprávněný zájem ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Péče o klienta a zvyšování kvality služeb

Pro zajištění vysokého standardu služeb využíváme kontaktní údaje také pro zjišťování spokojenosti (zpětná vazba), vyřizování stížností a udržování dlouhodobého vztahu s uživatelem. Hovory s naším call centrem mohou být nahrávány za účelem kontroly kvality a prokazování obsahu hovoru. Doba uchování těchto údajů je obvykle velmi krátká a nepřesahuje několik málo měsíců.

Právním základem je oprávněný zájem Společnosti na zvyšování kvality služeb ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (v případě nahrávání hovorů jste na tuto skutečnost předem upozorněni).

Marketing a další účely založené na souhlasu

Ve specifických případech zpracováváme údaje pouze na základě Vašeho dobrovolného souhlasu. Jedná se o:

Zasílání newsletterů a nabídek osobám, které nejsou našimi zákazníky.

Předávání údajů partnerům pro marketingové účely (pokud nejde o plnění smlouvy).

Zveřejnění nadstandardních profilových údajů (fotografie, detailní informace o životním stylu), které nejsou nezbytné pro plnění smlouvy, ale chcete je uvést.

Používání marketingových a re-marketingových cookies (blíže viz čl. 7).

Právním základem je souhlas subjektu údajů ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Souhlas lze kdykoliv odvolat s účinky do budoucna.

DOBA UCHOVÁNÍ

Vaše osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytně nutnou k naplnění účelu jejich zpracování. Po uplynutí nezbytně nutné doby pro jejich uchování jsou údaje vymazány, skartovány nebo anonymizovány, pokud platné právní předpisy nestanoví jinak.

Osobní údaje zpracováváme dle účelu jejich zpracování po níže uvedenou dobu:

Plnění smlouvy (poskytování služeb): po dobu trvání smluvního vztahu (zejména vedení uživatelského účtu).

Plnění zákonných povinností: Účetní a daňové doklady uchováváme po dobu 5 až 10 let, jak vyžadují příslušné právní předpisy (např. zákon o DPH). V případě dokladů dle AML zákona uchováváme doklady po dobu 10 let.

Oprávněné zájmy a právní nároky: Údaje uchováváme po dobu běhu promlčecích lhůt (zpravidla 3 roky, maximálně však 10 let) od ukončení smluvního vztahu (poskytování služeb). Pokud mezi námi nebyl uzavřen smluvní vztah, zpracování pro tyto účely obvykle nepřekročí dobu 1 roku.

Marketing: údaje zpracováváme po dobu trvání souhlasu nebo do vznesení námitky proti zpracování pro účely přímého marketingu. U zasílání novinek zpravidla po dobu 3 let od posledního kontaktu.

Komunikace mezi uživateli na portálu: zprávy a související metadata můžeme uchovávat a archivovat po dobu až 1 roku; v případě sporu nebo řízení před orgánem veřejné moci i po dobu trvání takového sporu/řízení a přiměřeně poté.

Moderace, hlášení a stížnosti: podklady k moderaci, hlášením a stížnostem uchováváme po dobu nezbytnou k vyřízení a dále po přiměřenou dobu pro ochranu našich práv (zpravidla v návaznosti na promlčecí lhůty).

Evidence souhlasů (cookies a marketing): záznamy o udělení/odvolání souhlasu a nastavení preferencí uchováváme po dobu nezbytnou k prokázání souhlasu a k obraně právních nároků.

PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ A PŘEDÁVÁNÍ V RÁMCI SKUPINY

Vaše osobní údaje jsou primárně zpracovávány zaměstnanci Společnosti. V nezbytném rozsahu je však předáváme také třetím stranám, které se podílejí na poskytování našich služeb:

Protistrana zprostředkování: Pokud reagujete na inzerát, Vaše kontaktní a profilové údaje jsou předány inzerentovi (vlastníkovi/zájemci) za účelem propojení.

Poskytovatelé IT a technických služeb: provozovatelé serverů, cloudových úložišť, platebních bran a vývojáři softwaru.

Marketingové a analytické nástroje: poskytovatelé služeb pro rozesílku e-mailů, analýzu návštěvnosti a online marketing (např. Google, Seznam.cz, Meta).

Poradci: poskytovatelé právních, účetních a daňových služeb.

Partneři doplňkových služeb: pokud si objednáte doplňkovou službu poskytovanou třetí stranou, můžeme partnerovi předat Vaši poptávku a nezbytné údaje k jejímu vyřízení (např. kontaktní údaje, údaje o nemovitosti), a to dle povahy služby na základě plnění smlouvy, oprávněného zájmu nebo souhlasu.

Vzhledem k propojení Společnosti s dalšími subjekty na realitním trhu mohou být Vaše osobní údaje sdíleny v rámci skupiny propojených osob.

Skupinou propojených osob se rozumí společnosti, v nichž má majetkovou účast Společnost nebo společnost M & M reality holding a. s., IČ: 27487768, nebo osoby jednající s nimi ve shodě (dále jen „Skupina“).

Účel předání: K předávání dochází z důvodu vnitřních administrativních potřeb (centralizovaná správa IT, právní agenda), což je naším oprávněným zájmem (recitál 48 GDPR). K předání pro marketingové účely Skupiny dochází pouze na základě Vašeho souhlasu.

Osobní údaje jsou zpracovávány primárně na území EU/EHP. Pokud by došlo k předání do třetích zemí (např. v rámci využívání nástrojů Google), děje se tak na základě standardních smluvních doložek nebo jiných odpovídajících záruk.

Vaše údaje můžeme dále předat příslušným orgánům veřejné moci, a to pokud nám to ukládá právní předpis nebo pokud je to nezbytné pro ochranu našich práv (např. v souvislosti s podezřením na podvodné jednání či protiprávní obsah).

COOKIES A ONLINE NÁSTROJE

Na Webových stránkách používáme soubory cookies a obdobné technologie (pixely, tagy). Tyto soubory nám umožňují zajistit technickou funkčnost stránek (nezbytné cookies), měřit návštěvnost (analytické cookies) a přizpůsobovat reklamu Vašim zájmům (marketingové cookies). Nezbytné cookies používáme bez Vašeho souhlasu, neboť jsou potřebné pro fungování Webových stránek; analytické a marketingové cookies používáme pouze v rozsahu, v jakém nám k tomu udělíte souhlas prostřednictvím cookie lišty.

Podrobné informace o jednotlivých druzích cookies, jejich poskytovatelích (včetně služeb Google Analytics, Google Ads, Sklik, Facebook Pixel) a době uchování naleznete v Cookie liště (nastavení preferencí), která se zobrazí při prvním vstupu na web. V této liště můžete udělit či odvolat souhlas s netechnickými cookies. Pro účely prokázání souhlasu (a jeho odvolání) evidujeme záznamy o Vašich volbách v cookie liště (např. v podobě identifikátoru souhlasu a času udělení/odvolání).

Používání cookies pro cílenou reklamu a remarketing (zobrazování naší reklamy na jiných webech) provádíme pouze s Vaším souhlasem.

Přihlašování přes třetí strany

Pokud pro přihlášení či registraci využijete účty sociálních sítí (např. Google, Facebook, Apple), dochází k předání Vašich identifikačních údajů (e-mail, jméno, profilová fotografie) od provozovatele dané sítě naší Společnosti. Rozsah předávaných údajů se řídí nastavením Vašeho soukromí u dané sociální sítě.

DALŠÍ PŘÍPADY ZPRACOVÁNÍ

Sousední nemovitosti a vizuální záznamy

Pokud využijete našich doplňkových služeb zahrnujících profesionální fotografování nebo natáčení nemovitosti (včetně dronů), upozorňujeme, že může dojít k zachycení sousedních nemovitostí. Právním základem pro toto zpracování je oprávněný zájem na efektivní propagaci inzerátu. Vždy dbáme na to, aby byl zásah do soukromí třetích osob minimalizován (např. rozostření obličejů či SPZ).

Novináři a média

V případě komunikace s novináři zpracováváme jejich kontaktní údaje na základě oprávněného zájmu pro účely PR komunikace a udržování dobrého jména Společnosti.

PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ

V souvislosti se zpracováním osobních údajů ze strany Společnosti jako správce máte níže uvedená práva, která můžete kdykoliv uplatnit.

Právo na přístup k osobním údajům. Máte právo získat od Společnosti potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům a k dalším stanoveným informacím. Společnost v takovém případě poskytne také kopii zpracovávaných osobních údajů.

Právo na opravu. Máte dále právo na to, aby Společnost bez zbytečného odkladu opravila nepřesné osobní údaje, které se Vás týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování máte právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

Právo na výmaz ("právo být zapomenut"). Máte právo na to, aby Společnost bez zbytečného odkladu vymazala osobní údaje, které se Vás týkají, a Společnost má povinnost osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, pokud je dán některý z důvodů stanovených GDPR a Společnost není z jiného důvodu oprávněna si osobní údaje ponechat.

Právo na omezení zpracování. Máte právo na to, aby Společnost omezila zpracování osobních údajů, zejména pokud popíráte přesnost osobních údajů, pokud vznesete námitku proti zpracování a v dalších případech stanovených GDPR.

Právo na přenositelnost údajů. Máte právo získat od Společnosti osobní údaje, které se Vás týkají a které jste poskytl Společnosti, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, a to v případě, že zpracování je založeno na souhlasu nebo na smlouvě a provádí se automatizovaně.

PRÁVO ODVOLAT SOUHLAS A PRÁVO VZNÉST NÁMITKU

Aniž jsou dotčena práva dle předchozího článku, upozorňujeme dále zvláště na následující práva:

Právo odvolat souhlas. V případě zpracování osobních údajů založeném na souhlasu nejste povinni udělit svůj souhlas se zpracováním a udělíte-li jej, jste zároveň oprávněn tento svůj souhlas kdykoli odvolat. V případě, že si přejete odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, můžete se nás obrátit prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů. Odvoláním souhlasu není dotčeno zpracování osobních údajů v případech, kdy není vyžadován souhlas.

Právo vznést námitku. V situacích, kdy dochází ke zpracování osobních údajů pro účely ochrany oprávněných zájmů Společnosti či třetích osob, jste oprávněn vznést proti takovému zpracování námitku. Pokud vznesete námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, bez dalšího přestaneme Vaše údaje pro tento účel dále zpracovávat.

Právo podat stížnost

Pokud se domníváte, že při zpracování Vašich osobních údajů z naší strany dochází k porušení právních předpisů, můžete se obrátit se svou stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů, adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel.: +420 234 665 111, web: https://www.uoou.cz/.

ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

Společnost je oprávněna toto Prohlášení kdykoli upravit či aktualizovat, ať už z důvodů změn právních předpisů či změn při Zpracování osobních údajů. Pokud budou mít takové změny dopady pro subjekty údajů, bude je Společnost vhodným způsobem informovat.

Při realizaci Vašich práv se obracejte na e-mail info@vlastnici.cz, nebo dopisem na adresu sídla Společnosti.

Toto Prohlášení je platné a účinné od 1. 1. 2026.